قسمت دوم / مدیر تازه کار و کهنه کار بدانندگردآورنده: محمود زرین

در قسمت اول هیجانات انتصاب به پست مدیریت، چند ماه اول مدیریت، مدیران جدید چگونه انتخاب می شوند؟ ، مدیریت هم علم است و هم هنر را خواندید و در این قسمت می خوانید: 

تصمیم گیری: برخی از مردم برای اتخاذ تصمیم مدام با مشکل مواجهند و درد و رنج می برند. اگر شما چنین هستید فکر مدیریت را از سرتان بیرون کنید چون زندگی آنقدر طولانی نیست که خودتان را عذاب دهید.ایجاد اعتماد: این امر برای کارکنان لازم است. یکی از اهداف شما این  است که اعتماد کارکنان بر پایه موفقیتشان باشد و وظایفی را به آنها خصوصا کارمندان جدید محول کنید که از پس آن برآیند. و درصورتی که کاری درست انجام نشد تنبیه در خفا و تشویق در جمع انجام شود. نباید از کارکنان با پافشاری انتظار کمال داشت چون حتی با اصرا هرگز به آن دست نمی یابید در این صورت از مدیر تازه کار متنفر میشوند.

محدودیتهای قدرت: وقتی که در جهان بیکاری زیاد بود انتظار بر اطاعت بی چون و چرا وجود داشت و امروزه بعضی از مدیران این انتظار را دارند. انگار تابلویی بر گردن آویزان دارند بعنوان رئیس؛ البته همه می دانند که شما رئیس هستید اما کارکنان پایبند به روشهای انجام کارند مدیران در  اکثر کشورها باید دارای شایستگی و صلاحیت باشد تا بتواند در منصب خود بماند.

بیماری «ما وآنها»: این بیماری حالتی را تداعی می کند که انگار آنها دشمن هستند حالا شما جزعی از افرادی هستید که خودتان و همکارانتان تا دیروز این افراد را آنها می خواندید و در این مرحله از نظر برخی «ما» بعنوان خائن محسوب می شوید زیرا ارتقاء یافته اید و از اعضای گروه «آنها» شده اید. البته بسیاری از مدیران در این دام می افتند از حالا به بعد باید یک گروه، آنهم «ما» وجود داشته باشد که کلیه افراد را شامل می شود.توجه به بالا دست و زیر دست: همه افرادی را می شناسیم که با مافوق و هم سطح ها ارتباط خوبی دارند و با زیردستان ارتباط ضعیفی دارند اما این نکته مهم را بدانید، زیردستان تاثیر بیشتری برای آینده شما و پیشرفتتان دارند و البته بی توجهی به مافوق فاجعه آمیز است و از طرفی وفاداری به معنای فروش جسم و روح خود به شیطان نیست. امروز نمی توان راه رفت و دستور داد و از سایرین انتظار داشت که مانند عروسک خیمه شب بازی دستورها را اجرا کنند.

ایجاد تغییر در کارمند: اکثر مدیران معتقدند اگر می خواهیم تغییر اساسی انجام دهیم کار بسیار دشواری است و تغییر نباید سریع و ناگهانی باشد چون در مقابل تغییر مقاومت می کنند و بجای تغییر اساسی در افراد باید سعی کنیم آنها را در موقعیت های انجام دهیم که شرایط مناسب انجام وظیفه به نحو احسن وجود داشته باشد یعنی افراد را در مشاغلی قرار دهیم که بتوانند استعدادهای خود را پرورش دهند. هر زمان ممکن بود اجازه دهیم کارکنان با نظر خودشان کار را انجام دهند و یا کارشان را اولویت بندی کنند و ما مواظب کیفیت کار باشیم.

منضبط کردن کارکنان: در ابتدا باید کارکنان بدانند و آموزش ببینند که چه کارهایی باید انجام دهند؟ سوء تفاهمی در زمینه انتظارات سازمان وجود نداشته باشد و بازخور از عملکرد کارکنان بسیار مهم است در اینصورت خیلی سریع از عملکرد پائین مطلع می شویم.  برای منضبط کردن کارکنان خیلی سریع و در خفا و بصورت خصوصی عمل شود و در این حال بده بستان کلامی منصفانه بوده و میان انتقاد از کار و نظرتان نسبت به شخص او، تفاوت وجود داشته باشد. بطور مثال اگر کارمندی تاخیر زیادی دارد، ناراحت تر از آنچه که هستیم نشان دهیم و این تغییر رفتاری نباید بیش از اندازه باشد در اینصورت اثربخشی کاهش می یابد. مدیر این را باید بداند که نیروی انسانی اصلی ترین عنصر و سرمایه کار و تولید است و نگران حال و احوال آنها باشد.

استخدام و آموزش کارکنان: روشهای مختلفی برای استخدام وجود دارد و افراد باید سازمان را بشناسند و عملکرد را بدانند، در کشورهایی که نرخ بیکاری بالایی دارند مشکلات زیاد است به افرادی برخورد می کنید که شایستگی زیادی دارند این گروه به محض یافتن شغلی بهتر سازمان را ترک می کنند پس باید اینگونه فرصت ها را در سازمان ایجاد کنید تا افراد بمانند.بسیاری از مدیران انتظار دارند با تمام وظایف کارکنان آشنا باشند که اصلا لازم نیست بفرض رئیس بیمارستان نمی تواند تخصص جراح و... را داشته باشد بلکه مدیر ناظر بر اجرای صحیح امورات است و اطلاع از برخی امور اساسی و ابتدائی لازم است.

مطالب کتبی: جای شگفتی است که بسیاری از مردم بویژه مدیران قدرت نطق خوبی دارند ولی نمی توانند افکار خود را روی کاغذ بیاورند و برخی از قلم و کاغذ بیم و هراس دارند و در نوشتن اعتماد به نفس خود را از دست می دهند علت این است که مطالعه کافی ندارند یا کمتر می نویسند و یا بعلت داشتن غلط املائی نگرانند که اعتبار خود را از دست بدهند؛ یا بعضی با دیدن کاغذ اطلاعات خود را فراموش می کنند زیرا از گذشته باور بر این است قبول و مردود شدن به تکه کاغذ سفیدی که روی آن نگاشته می شود بستگی دارد.

شرح وظایف، ارزشیابی عملکرد و حقوق و مزایا: اصولا سازمان ها به این بحث بعنوان موضوع مهم توجه دارند و اما مدیر باید آموزش لازم را در این امور ببیند. ارزش یابی باید به شکل غیر رسمی، رسمی و... انجام شود و در نهایت با حضور کارمند بررسی گردد و اگر ارزشیابی نباشد انگار کارها در تاریکی مطلق انجام می شود. در حقوق و مزایا عدالت و انصاف رعایت شود. امکان دارد از برخی کارکنان زیاد خوشتان نیاید در این صورت باید بدون غرض ورزی در مورد آنها تصمیم بگیرید.

 سیاست درهای باز: همه این را می گویند که در اتاق من همیشه باز است اما مطمئن باشید زیردستان خیلی زود به معنای واقعی آن پی می برند مراقب باشید نگوئید در اتاقم باز است مادامی که ...، در اتاقم باز است اما...!

آیا چیزی به نام انگیزه وجود دارد؟ برخی از مدیران اعتقاد دارند یکی از بزرگترین نقاط قوت مدیر توانائی او برای انجام کارها، بدون استفاده از قدرت ناشی از منصب مدیریتی است. تنها انگیزه ای که واقعا مفید است خود انگیزشی است. برخی از کارکنان به دلایل کسب تاییدیه از مدیر، امکان ارتقاء ، پول و یا موارد دیگر انگیزش دارند. دادن عناوین و پستها موثرند و به هیچ وج در این کار نباید خسیس بود اما نباید به کارکنان جدید عنوان بالائی اعطا شود. خیلی زود خواهید یافت که دانستن چگونگی به حداکثر رساندن عملکرد زیردستان نقش دائمی و وقفه ناپذیر زندگی کاری مدیر تلقی می شود. توجه و نگرانی نسبت به کارکنان از طریق کارها و اعمالتان نشان داده می شود زیر دستان باید بعنوان انسان و نه ماشین برایتان مهم باشند. البته منظور این نیست مانند پدر و یا مادری دلسوز عمل کنید. لازم است برای برقرای ارتباط آنها را شناخت و به کارمندان علاقمند توجه کرد.

نقش عناوین: عناوین هیچ خرجی برای سازمان ندارندبه شرطی که عدالت و انصاف رعایت شود و سابقه خدمت در این امر مهم است با این سخاوت از کارکنان قدردانی می کنید و او را بیشتر می شناسید. همه دوست دارند مهم باشند اجازه دهید آنها هم این احساس را تجربه کنند.

منبع: کتاب مدیر تازه کار اثر لورن بلکر