روابط عمومی های شهرداری ها و راهی که هنوز ناهموار است

روابط عمومی های شهرداری ها و راهی که هنوز ناهموار است

در 17 ماه مه 1965 اتحادیه جهانی مخابرات متولد شد و به همین دلیل، این روز به عنوان روز جهانی مخابرات در تقویم‌های بین‌المللی شناخته شد؛ بعدها البته این عنوان به صورت جامع‌تری و به نام «روز جهانی ارتباطات» هم تغییر شكل داد تا این كه در دهه اخیر و همزمان با پیدایش تكنولوژی اطلاعات، و سپس سربرآوردن ترم «جامعه اطلاعاتی»، این روز نام بلندتر «روز جهانی ارتباطات و جامعه اطلاعاتی» را یافت. (م.اروج زاده)

به دلیل ماهیت تکنولوژیک تجهیزات و امکانات ارتباطی و جنبه فناورانه ارتباطات در دنیای معاصر نگاه ها به روز جهانی ارتباطات و جامعه اطلاعاتی در بیشتر کشورها از دریچه توجه به ساختارها و سیستم های تکنولوژیک و در راستای تکریم پدیدآورندگان و گردانندگان ابزارها و زیرساخت های ارتباطی می باشد به طوری که بیشترین مباحث این روز را مباحث مربوط به ICT  یافناوری‌اطلاعات ‌و ارتباطات (Information Communication Technology) تشکیل می دهد.

اما در کشور ما با ایجاد تغییر در نام جهانی این روز و گنجاندن نام روابط عمومی ها در کنار عبارت ارتباطات پای عنصر انسانی انتقال پیام و محتوا را نیز به مناسبت ها و مباحث این روز باز کرده اند. به همین بهانه نگاهی گذرا می اندازیم به وضعیت روبط عمومی ها در سازمان های شهرداری ها و بررسی اجمالی نقش و تأثیر آن ها در تحقق اهداف و مأموریت های شهرداری ها.

اگر محیط های درونی و بیرونی هر سازمان را به مثابه میدان کارزاری برای حفظ فرصت ها و دفع تهدیدها در نظر بیاوریم روابط عمومی ها در این آوردگاه نقش رادارهای دیدبان را در ترکیب عناصر عملیاتی میدان ایفا می کنند.

همانگونه که اگر فرماندهی در میدان نبرد آمار و اطلاعات دقیقی از ساز و برگ نظامی و ادوات پشتیبانی و شاخص های کمی و کیفی نیروهای تحت امر خود و طرف مقابل نداشته باشد نمی تواند طرح و نقشه درستی برای پیروزی در میدان رزم اتخاذ کند، مدیر یک سازمان نیز بدون شناخت منابع و ظرفیت های موجود سازمان و تهدیدها و فرصت های پیش رو نمی تواند استراتژی و برنامه دقیق و مدونی برای پیشبرد اهداف و تحقق رسالت های محوله تدوین و اجرا نماید.

امروزه در سازمان های غیر دولتی مشتری محور که خدمات در آن ها بر اساس نیازهای مشتریان و در قبال دریافت هزینه از آنان ارائه می شود ضرورت شناخت دقیق و حساب شده از آنچه در داخل و خارج از سازمان و در ارتباط با وظایف و مسئولیت های آن در جریان است بیشتر از سایر سازمان ها و ادارات ضرورت پیدا می کند.

یک سازمان خدمات رسان که با دریافت پول از مشتریان خود فهرستی از خدمات اداری یا اجرایی را به آنان ارائه می کند باید به طور مستمر و مداوم نظام کنترل کیفیت و سنجش میزان رضایت مشتریان را در دستور کار خود قرار دهد و برنامه ها و راهبردهای استراتژیک آتی خود را بر مبنای نتایج حاصل از این پایش مستمر پی ریزی و تدوین نماید.

شهرداری ها به عنوان نمونه ای از این سازمان های مشتری محور نیازمند اولویت بخشیدن به مطالعات جامع و دامنه دار در حوزه های مختلف عملکردی خود و شناخت درست مطالبات عمومی شهروندان و تشخیص بهنگام نیازها و انتظارات آنان از این سازمان عریض و طویل می باشند.

گستره عمل و عکس العمل نهاد شهرداری در جوامع مدنی به اندازه ای وسیع و گسترده است که سال ها قبل از تولد تا مرگ و سال ها پس از مرگ شهروندان را نیز شامل می شود. از پیش بینی نیازهای بخش مسکن و زیرساخت های ترافیکی شهر برای ده ها سال بعد و نظایر آن گرفته تا نگهداری از گورستان های اموات برای دهه های متمادی و هر آنچه در این بازه ناریخی برای تأمین یک محیط زندگی ایمن و سالم برای شهروندان یک شهر لازم است همه و همه باید در چشم اندازهای ترسیمی از سوی مدیران و برنامه ریزان شهری مد نظر قرار گیرد.

یکی از پل های دستیابی به چنین قابلیت مهم در مدیریت شهرداری ها نهاد روابط عمومی می باشد که به عنوان چشم بینای سازمان وظیفه تهیه بازخور از فعالیت ها و اقدامات شهرداری در عرصه های مختلف مدیریت شهری را بر دوش دارد که بخش اعظمی از کارکرد آن در مقاطع زمانی کوتاه مدت و میان مدت صورت می گیرد.

روابط عمومی ها در شهرداری ها باید با پرداختن به مطالعات جمعیت شناختی و تجزیه و تحلیل رفتارهای شهروندان و آنالیز جزئیات بازخور اقدامات شهرداری در همه زمینه ها امکان بهبود مستمر شیوه ها و روش های عملیاتی واحدهای مختلف شهرداری را برای کسب رضایت هر چه بیشتر مشتریان فراهم سازند.

تحقق چنین مأموریت مهمی در وضعیت کنونی روابط عمومی های شهرداری ها بدون شک دور از ذهن و خارج از تصور فعالان این عرصه می باشد چرا که هنوز در ساختار مدیریتی شهرداری ها جایگاه و اهمیت نهاد روابط عمومی به آن سطح از درجه ارزش و اهمیت که متناسب با وظایف و مسئولیت های این بخش باشد محقق نشده است.

مدیران شهرداری ها به طور عام و شهرداری های شهرهای کوچک به طریق اولی هنوز درک عمیقی از نقش و تأثیری که مولفه های انسانی و اجتماعی در پیشبرد برنامه های شهری می توانند ایفا نمایند پیدا نکرده اند، حال آنکه بیشترین چالش های فرا روی این سازمان های مشتری محور ریشه در مسائل اجتماعی و رفتارهای مشارکتی و اقدامات جمعی شهروندان دارد.

گسترش فرهنگ صحیح شهرنشینی و تشویق و ترغیب شهروندان به مشارکت فعال در اجرای طرح های توسعه و عمران شهری و ایجاد حس خوب زندگی در شهرها تابعی مستقیم از سیاست ها و رویکردهای انسانی و اجتماعی مدیریت های شهری است و تا زمانی که این حلقه اصلی و اساسی در برنامه ریزی ها و استراتژی های مدیران شهری مورد غفلت قرار گیرد راه ها برای رسیدن به اهداف توسعه و پیشرفت در شهرها بسیار سخت و در شهردهای کوچک بسی دشوارتر و ناهمواتر خواهد بود.

حسن گل محمدی – کارشناس مدیریت دولتی